Sistema de gestión para agencia de turismo Nómades Chile

Un sistema para toda la operación

Nómades Chile, agencia de turismo mayorista, gestionaba leads, cotizaciones, reservas y pagos entre planillas Excel, WhatsApp y correos. Seguir una venta desde la consulta hasta su liquidación exigía consolidar información a mano.

Desarrollamos un sistema de gestión interna a medida que centraliza todo el flujo comercial y financiero en una sola plataforma web, con roles de usuario, cálculos automáticos y trazabilidad de cada venta. Funciona como app instalable (PWA) en el computador o celular del equipo, sin pasar por las tiendas de aplicaciones.

Flujo comercial: de lead a cotización

Las consultas del sitio web llegan automáticamente al módulo de leads mediante un webhook conectado al formulario de WordPress. Desde ahí el equipo hace seguimiento hasta que cada consulta se convierte en cotización.

Las cotizaciones se arman con varios servicios y opciones comparables entre sí. El sistema calcula costos, márgenes y tipo de cambio de forma automática, y genera una versión imprimible lista para enviar al cliente.

Files de reserva

Cuando una cotización se concreta, el sistema crea automáticamente el file de la reserva: una carpeta digital con los pasajeros, los documentos del viaje y su estado. Confirmaciones, invoices, pasaportes y vouchers quedan guardados en la nube y asociados a cada negocio.

Control financiero y liquidaciones

Cada negocio cerrado tiene su liquidación con costos reales por proveedor, comisiones, margen y rentabilidad, exportable a PDF para contabilidad.

• Pagos a proveedores, con lo adeudado y su estado de pago.
• Pagos y abonos de clientes, con estado y forma de pago.
• Tipo de cambio USD/CLP diario con historial, aplicado en cotizaciones, ventas y liquidaciones.
• Catálogos de agencias, vendedores, proveedores y pasajeros.

Reportes y tecnología

El módulo de reportes muestra indicadores comerciales, el embudo de conversión de lead a venta cerrada, ranking de vendedores y agencias, y destinos más vendidos, con exportación a Excel y PDF.

• PHP sobre hosting compartido, sin servidores dedicados.
• Supabase (PostgreSQL) con autenticación, permisos a nivel de fila y almacenamiento de documentos.
• Roles de administrador y editor que protegen la información financiera.
• Respaldo de la base completa en un clic, en CSV y SQL.

Resultado

Un solo sistema reemplaza Excel, WhatsApp y correos en el seguimiento comercial y financiero de la agencia. Cada venta se sigue desde el lead original hasta su liquidación y cobro, y la reportería llega lista para gerencia y contabilidad. El sistema sigue creciendo con el equipo, con ajustes y nuevos módulos según su uso diario.