Migrar de HubSpot: cómo exportar tus datos sin perder historia
Por Alessandro Massoni 4 min de lectura
Decidir dejar un CRM toma una reunión. Sacar los datos de forma ordenada puede tomar semanas si nadie lo planificó. Quien quiere migrar de HubSpot suele descubrir que la exportación estándar trae los registros, pero no toda la historia que el equipo construyó. En este artículo verás qué puedes exportar, qué queda fuera, en qué orden conviene hacerlo y cómo preparar el sistema de destino para que tu equipo no empiece desde cero.
Antes de migrar de HubSpot: define qué historia necesitas
El error más común es exportar todo sin saber para qué. Primero define qué preguntas tiene que seguir respondiendo tu equipo el día después de la migración: quién es el cliente, qué se le cotizó, qué se habló y en qué etapa está.
Ese enfoque es el mismo que usamos para diseñar cualquier sistema, partiendo por la base de datos y no por el diseño. Si todavía estás evaluando si te conviene salir, revisa primero cómo decidir entre HubSpot o un CRM propio.
Qué puedes exportar de HubSpot
Según la documentación oficial de exportación de HubSpot, la exportación de registros cubre:
- Contactos, empresas, negocios, tickets y objetos personalizados.
- Los valores actuales de todas las propiedades, incluidas las personalizadas.
- Las asociaciones entre registros, por ejemplo qué contactos pertenecen a qué empresa.
- Archivos en CSV, XLS o XLSX, con la opción de asociaciones completas solo en CSV.
Para cuentas grandes, los archivos llegan comprimidos y divididos, y el enlace de descarga vence a los 30 días. Descárgalos apenas lleguen.
Qué queda fuera de la exportación estándar
Aquí es donde se pierde la historia si no lo planificas. La exportación de registros no incluye actividades como llamadas, notas, correos y reuniones. HubSpot indica que esas se obtienen exportando reportes de actividad o mediante su API.
Tampoco vienen los archivos adjuntos, las automatizaciones, las plantillas de correo ni la configuración de pipelines. Esas piezas no se exportan como datos: hay que documentarlas y reconstruirlas en el sistema nuevo.
Las actividades son la parte que más valor tiene y la que más trabajo requiere. Extraerlas por API exige algo de desarrollo, porque hay que pedirlas por lotes y guardar con cada una el ID del contacto, empresa o negocio al que pertenece. Los archivos adjuntos, como propuestas o contratos, suelen terminar en una carpeta aparte con un índice que los vincula al cliente. Si tu equipo usaba HubSpot como archivo de documentos, este paso no se puede saltar.
Orden recomendado para migrar de HubSpot
Un orden que reduce errores:
- Exporta empresas, luego contactos y luego negocios, siempre con su Record ID.
- Extrae las actividades por reporte o API y guárdalas con el ID del registro asociado.
- Documenta etapas del pipeline, propiedades personalizadas y automatizaciones activas.
- Carga en el sistema nuevo respetando el mismo orden y valida con una muestra.
- Mantén HubSpot en modo lectura unas semanas antes de cancelarlo.
El Record ID es la pieza clave. Es lo que permite reconectar contactos, empresas, negocios y actividades en el destino sin duplicados. Si lo pierdes en algún paso, tendrás que asociar registros por nombre o correo, y ahí aparecen los errores: dos contactos con el mismo nombre, una empresa escrita de tres formas o un negocio que queda huérfano.
Cómo validar que la migración salió bien
Una migración no termina cuando los datos cargan sin errores. Termina cuando tu equipo confía en el sistema nuevo. Para llegar ahí, compara antes de apagar el anterior:
- Cantidad de registros por tipo en origen y destino.
- Una muestra de clientes clave revisada a mano, con sus negocios y actividades.
- Montos y etapas del pipeline abierto, que es lo que más se usa al día siguiente.
- Que cada vendedor encuentre sus propias cuentas sin pedir ayuda.
Haz esta validación con las personas que van a usar el sistema, no solo con quien hizo la carga. Ellas detectan en minutos lo que una planilla de control no muestra, como una nota que quedó en el cliente equivocado.
También conviene definir un responsable de los datos desde el primer día. Al migrar de HubSpot o de cualquier otro CRM, la limpieza se pierde rápido si nadie cuida que los registros nuevos entren bien.
Preparar el sistema de destino
Migrar es una oportunidad para limpiar. Elimina propiedades que nadie usa, unifica valores escritos de mil formas y decide qué campos son obligatorios. El proceso se parece mucho a migrar un Excel a una base de datos: lo difícil no es mover los datos, sino ordenarlos.
Si el destino es un CRM propio, el modelo de datos se diseña con tu proceso real y no con el de una plataforma genérica. En Siete y Media construimos aplicaciones a medida para empresas y nos hacemos cargo de la migración completa, incluida la historia de actividades. ¿Cuántos años de conversaciones con clientes perderías si exportaras solo los contactos?
Preguntas frecuentes
Puedes exportar registros como contactos, empresas, negocios y tickets, con sus propiedades y asociaciones, en CSV, XLS o XLSX. Las actividades como llamadas y notas no vienen en esa exportación y se obtienen por reportes o por la API. Los archivos adjuntos requieren un trabajo aparte.
Depende del volumen de registros, de cuántas propiedades personalizadas tengas y de si hay que reconstruir automatizaciones. La exportación en sí puede tardar horas en cuentas grandes. Lo que más tiempo toma es mapear los campos y validar los datos en el sistema nuevo.
Solo si lo dejas fuera. La exportación estándar de registros no incluye actividades, así que hay que extraerlas por separado y asociarlas al contacto o negocio correcto en el sistema nuevo. Planificarlo desde el inicio evita perder años de historia comercial.
