Cuando una empresa empieza a crecer, tarde o temprano aparece el mismo problema: los procesos internos se descontrolan. Se multiplican los grupos de WhatsApp, los Excel que «nadie entiende bien», los correos que se pierden y los reportes que llegan tarde —o no llegan.
En ese momento, alguien propone: «necesitamos un sistema».
Y ahí viene la pregunta que le cuesta caro a muchas empresas medianas en Chile: ¿contratamos un software ya hecho (SaaS) o desarrollamos algo propio?
En este artículo te entregamos los criterios reales para tomar esa decisión, sin tecnicismos y con costos en pesos chilenos.
Tabla de contenidos
¿Qué es un SaaS y qué es un software a medida?
SaaS (Software as a Service) son plataformas listas para usar que se contratan como suscripción mensual. Ejemplos que probablemente ya conoces: Monday.com, HubSpot, Salesforce, Zoho, SAP Business One. Pagas y accedes desde el navegador, sin desarrollo previo.
Software o app a medida es una solución diseñada específicamente para los procesos de tu empresa. No existe antes de que la construyan para ti. Puede ser tan simple como un formulario digital de terreno o tan compleja como un sistema de gestión de flota con reportería automática.
El error más común: contratar el SaaS más famoso porque «todos lo usan»
Muchas empresas medianas en Chile gastan entre $200.000 y $800.000 CLP mensuales en plataformas SaaS que terminan siendo subutilizadas. El equipo no las adopta, los módulos no calzan con sus procesos reales y al final igual usan el Excel en paralelo.
El problema no es el SaaS. Es que se elige la herramienta antes de entender el problema.
¿Cuándo conviene un SaaS?
El SaaS tiene sentido cuando:
- Tu proceso es estándar y no tiene mucha particularidad (ej: gestión de tickets de soporte, email marketing, facturación electrónica).
- Necesitas salir rápido al mercado y no tienes tiempo de esperar un desarrollo.
- Tu equipo es pequeño y disciplinado para adaptarse a una herramienta nueva.
- El presupuesto mensual disponible es bajo y necesitas algo funcional de inmediato.
En resumen: el SaaS es bueno cuando tú te adaptas al sistema.
¿Cuándo conviene un software o app a medida?
Una solución propia tiene más sentido cuando:
- Tus procesos son específicos y los SaaS genéricos nunca terminan de calzar.
- Tienes equipos en terreno que necesitan registrar información sin depender de un computador (inspectores, técnicos, promotores, conductores).
- Pagas varias suscripciones SaaS para cubrir distintas áreas y igual hay vacíos.
- La información que manejas es sensible y prefieres no tenerla en servidores de terceros.
- Quieres que la herramienta hable el mismo idioma que tu empresa: tus términos, tus flujos, tus reportes.
En resumen: el software a medida es bueno cuando el sistema se adapta a ti.
Comparativa directa: SaaS vs. App a medida
| Criterio | SaaS | App / Software a medida |
|---|---|---|
| Tiempo de implementación | Días o semanas | Semanas a 2–3 meses |
| Costo inicial | Bajo o cero | Moderado (desarrollo único) |
| Costo mensual | $150.000–$800.000+ CLP | Bajo (mantención) |
| Personalización | Limitada | Total |
| Adopción del equipo | Requiere cambio de hábitos | Alta (el flujo ya lo conocen) |
| Escalabilidad | Depende del proveedor | A tu ritmo |
| Propiedad de los datos | En servidores del proveedor | En tu control |
| Integración con otros sistemas | Según API disponibles | Se diseña desde el inicio |
El caso real que más vemos en empresas chilenas
Una empresa de servicios con 30 a 150 colaboradores tiene a su equipo de terreno llenando formularios en papel o en WhatsApp. Esa información llega tarde, incompleta o hay que transcribirla a mano en una planilla.
Se busca una solución SaaS. Se prueban 3 o 4 plataformas. Ninguna calza exactamente. Se paga por 6 meses y se abandona.
Resultado: tiempo perdido, plata gastada y el problema sin resolver.
La alternativa que hoy están eligiendo muchas empresas medianas es una app interna simple: un formulario digital accesible desde el celular, que guarda la información directamente en una base de datos y genera un reporte automático para el jefe. Sin papel, sin WhatsApp, sin transcripción.
El costo de desarrollo de ese tipo de solución parte desde los $500.000 CLP dependiendo de la complejidad, y se construye en 2 a 4 semanas.
¿Cuánto cuesta realmente un software a medida en Chile?
Acá van rangos reales para empresas medianas:
| Tipo de solución | Descripción | Rango de inversión |
|---|---|---|
| App interna simple | Formularios, registro de visitas, checklist de terreno | $500.000 – $1.200.000 CLP |
| App con flujo de aprobación | Solicitudes, autorizaciones, notificaciones | $1.200.000 – $2.500.000 CLP |
| Sistema de gestión interno | Módulos de RRHH, bodega, producción o ventas | $2.500.000 – $6.000.000+ CLP |
| Mantención mensual | Actualizaciones, soporte, mejoras | $150.000 – $400.000 CLP/mes |
Comparado con pagar $500.000 CLP/mes por un SaaS que nadie usa del todo, una app a medida suele recuperar la inversión en menos de 12 meses.
Tres preguntas para decidir hoy
Antes de contratar cualquier solución, responde esto:
1. ¿Nuestro proceso es estándar o tiene particularidades propias? Si tiene particularidades → app a medida.
2. ¿Ya probamos un SaaS y el equipo no lo adoptó? Si la respuesta es sí → el problema probablemente es de adaptación, no de disciplina. Un sistema que replique tu flujo real tiene mayor adopción.
3. ¿Cuánto nos cuesta el desorden actual? Suma el tiempo que se pierde en transcribir datos, buscar información o corregir errores. Ese número suele justificar con creces una solución a medida.
Conclusión
No hay una respuesta universal. Hay una respuesta para tu empresa, con tus procesos y tus personas.
Lo que sí es claro: elegir la herramienta equivocada sale caro. No solo en plata, sino en tiempo, en frustración del equipo y en oportunidades perdidas.
Si estás en ese momento de decisión, lo más valioso que puedes hacer es hablar con alguien que entienda tu proceso antes de recomendarte una tecnología.
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