[Software y apps para empresas](https://sieteymedia.cl/category/software-a-medida/) # HubSpot o CRM propio: cómo decidir sin abandonarlo al año > ¿HubSpot o CRM propio? Cinco preguntas para elegir el CRM de tu empresa, cuándo Notion sirve y qué ordenar antes para que tu equipo no lo abandone. Por Alessandro Massoni 4 de octubre de 2026 7 min de lectura ![Embudo de tarjetas junto a un metrónomo que representa la decisión entre HubSpot o CRM propio](https://sieteymedia.cl/assets/noticias/hubspot-o-crm-propio.jpg) La pregunta entre HubSpot o CRM propio casi nunca es la correcta para empezar. Muchas empresas no abandonan su CRM porque la herramienta falle, sino el día que dejan de hacer la reunión comercial de los lunes. Antes de comparar planes y funciones, conviene entender por qué los CRM mueren en silencio. En este artículo verás qué resuelve cada opción, cuándo Notion sirve como punto intermedio, cinco preguntas para decidir y qué tienes que ordenar antes de elegir cualquier herramienta. ## Por qué los CRM se abandonan aunque la herramienta funcione Hace poco una fundadora de una empresa de proyectos contaba en LinkedIn su historia con el CRM. Lo montaron en HubSpot cuando tenían dos clientes, lo revisaban cada lunes en un comité comercial y funcionó bien durante el primer año. Cuando crecieron los proyectos, el comité dejó de hacerse y, poco después, nadie volvió a abrir el CRM. Hoy están otra vez discutiendo dónde montarlo. La historia es común porque el problema rara vez es técnico. Un CRM se abandona por razones como estas: - **Nadie es dueño de los datos**: si no hay un responsable, la información se desactualiza y el equipo deja de confiar en ella. - El CRM no calza con la forma real en que vende tu equipo, y registrar cada oportunidad se siente como trabajo extra. - No existe un ritual que obligue a mirarlo, como una reunión semanal con el pipeline en pantalla. - Los datos se cargan dos veces: en el CRM y en la planilla o el chat donde de verdad se trabaja. El segundo punto es el que más se subestima. Ya lo analizamos en detalle en [por qué tu equipo de ventas termina odiando el CRM](https://sieteymedia.cl/tu-equipo-de-ventas-odia-tu-crm-por-que-la-mejor-herramienta-del-mundo-esta-matando-tus-cierres/). Si el problema es de calce con el proceso, las [aplicaciones a medida para empresas](https://sieteymedia.cl/apps-para-empresas/) pueden resolverlo. Si el problema es de hábito, ningún software lo arregla por sí solo. ## HubSpot o CRM propio: qué resuelve realmente cada uno Las dos opciones resuelven problemas distintos, y la decisión entre HubSpot o CRM propio se aclara cuando las miras así y no como una competencia de funciones. **HubSpot** es una plataforma madura con un plan gratuito para hasta dos usuarios, un ecosistema amplio de integraciones y herramientas de marketing automation en sus planes pagados. Su costo se calcula por usuario y por módulo, por lo que crece a medida que sumas vendedores y funciones. En los planes superiores la configuración avanzada suele requerir un partner de implementación. Revisa los valores vigentes en la [página de precios de HubSpot](https://www.hubspot.es/pricing/crm) antes de proyectar costos. Un **CRM propio** se construye alrededor de tu proceso: tus etapas, tus campos y tus reglas. Su mayor ventaja es que puede conectarse con lo que pasa antes y después de la venta, como cotizaciones, proyectos o costos, dentro del mismo sistema. A cambio, exige definir bien el proceso antes de desarrollar, una inversión inicial y mantención continua. Contamos cómo tomamos esa decisión en un caso concreto en [por qué construimos un sistema de cotización propio en vez de usar un CRM SaaS](https://sieteymedia.cl/por-que-construimos-un-sistema-de-cotizacion-en-php-supabase-en-vez-de-usar-un-crm-saas-el-caso-de-una-agencia-de-turismo-mayorista/). En resumen: - HubSpot conviene cuando tu proceso de venta es estándar y quieres partir rápido. - Un CRM propio conviene cuando tu proceso tiene particularidades que un software genérico te obliga a forzar. - HubSpot te da marketing automation listo; un CRM propio te da integración total con tu operación. ## Notion como punto intermedio: cuándo sirve y cuándo se queda corto Muchas empresas que ya organizan sus proyectos en Notion se preguntan si pueden montar el CRM ahí también. La respuesta corta es que sí, por un tiempo. Notion es un espacio de trabajo flexible con bases de datos relacionadas, pero no fue diseñado como CRM. Notion funciona bien cuando: - Tu equipo comercial es pequeño y el pipeline tiene pocas etapas. - Ya usan Notion a diario y no quieren sumar otra herramienta. - Estás validando cómo debería ser tu proceso de venta antes de invertir en algo más robusto. Se queda corto cuando necesitas permisos distintos por rol, reportes gerenciales confiables, automatizaciones encadenadas o conectar el CRM con facturación, costos u otros sistemas. Por eso conviene verlo como un borrador del proceso: lo que aprendas armándolo en Notion es justamente el insumo para decidir el paso siguiente. ## Cinco preguntas para elegir entre HubSpot o CRM propio ### 1. ¿Tu proceso de venta es estándar o tiene particularidades? Si vendes con un embudo clásico de prospecto, reunión, propuesta y cierre, HubSpot lo cubre sin problemas. Si tu venta depende de cotizaciones complejas, aprobaciones internas o etapas técnicas propias de tu industria, un CRM propio evita forzar el proceso. ### 2. ¿El CRM tiene que hablar con otros procesos? Cuando la venta termina, alguien ejecuta el proyecto, controla costos y factura. Si quieres ver todo eso en un solo lugar, un desarrollo propio lo permite de forma nativa. Con HubSpot vas a depender de integraciones con otras herramientas. ### 3. ¿Cuánto va a crecer tu equipo comercial? Con licencias por usuario, cada vendedor nuevo sube el costo mensual. Un CRM propio tiene un costo inicial más alto, pero no cobra por persona que lo usa. ### 4. ¿Quién lo va a mantener? Toda herramienta necesita a alguien que la configure y la ajuste. En HubSpot puede ser una persona interna o un partner; en un CRM propio, el equipo que lo desarrolló. Define esto antes de elegir, no después. ### 5. ¿Necesitas marketing automation? Si tu estrategia depende de secuencias de correo, lead scoring y formularios conectados, HubSpot trae esas funciones integradas en sus planes pagados. Si tu venta es principalmente consultiva y uno a uno, probablemente no las uses. ## Lo que tienes que ordenar antes de cualquier CRM Ninguna de las tres opciones funciona si llegas a ella con el proceso desordenado. Antes de elegir, resuelve estos cuatro puntos: - **Datos**: qué campos son obligatorios, quién los completa y cómo se limpian los registros duplicados. - **Proceso**: qué etapas tiene tu venta y qué criterio define el paso de una a otra. - **Ritual comercial**: una reunión fija, semanal o quincenal, donde se revisa el pipeline directamente en el CRM. - **Responsable**: una persona que cuide la calidad de la información y empuje su uso. Este orden es el mismo que aplicamos al construir cualquier sistema: [empezar por la base de datos y no por el diseño](https://sieteymedia.cl/data-first-empieza-por-la-base-de-datos-no-por-el-diseno/). Si sabes qué preguntas quieres que te responda el CRM, la elección de herramienta se vuelve mucho más simple. ## Cuándo un CRM a medida es la opción correcta Un CRM propio deja de ser un lujo cuando aparecen estas señales: - Tu equipo usa el CRM a medias porque no refleja cómo vende realmente. - Pagas varias herramientas que no se hablan entre sí y los datos se copian a mano. - Quieres ventas, cotizaciones y proyectos en un mismo sistema. - El costo por usuario ya pesa más que el valor que entrega la herramienta. Si decides construirlo, no intentes resolver toda la empresa de una vez. Empieza por el pipeline y la ficha del cliente, ponlo a prueba con el equipo comercial y suma módulos cuando el uso esté instalado. Si tu fuerza de ventas trabaja fuera de la oficina, revisa también cómo funciona una [app para vendedores en terreno](https://sieteymedia.cl/apps-para-empresas/app-para-vendedores-en-terreno-software-para-distribuidoras/). En Siete y Media desarrollamos sistemas en PHP y Supabase, con la base de datos a nombre de tu empresa y datos exportables cuando los necesites. Usamos Claude Code para acelerar el desarrollo, mientras nosotros definimos la arquitectura, el modelo de datos y revisamos cada entrega; te contamos cómo funciona en [desarrollo de software con IA](https://sieteymedia.cl/desarrollo-de-software-con-ia/). Si tu proceso comercial ya no cabe en una herramienta genérica, conoce cómo trabajamos los [sistemas de gestión personalizados](https://sieteymedia.cl/sistemas-de-gestion-personalizados/) y conversemos sobre el tuyo. Elegir entre HubSpot o CRM propio importa menos que lo que haces antes y después de elegir. HubSpot sirve para procesos estándar, Notion para validar con un equipo chico y un CRM propio para procesos que no caben en un molde. En todos los casos, el CRM sobrevive solo si tiene dueño, datos limpios y una reunión que obligue a mirarlo. ¿Cuál de esos tres le falta hoy a tu equipo comercial? ## Preguntas frecuentes ### ¿HubSpot es gratis? HubSpot tiene un plan gratuito para hasta dos usuarios, con funciones básicas de CRM como contactos, negocios y pipeline. Las funciones avanzadas, como automatizaciones y reportes personalizados, están en planes pagados que se cobran por usuario y por módulo. Revisa los precios vigentes en su sitio antes de proyectar el costo a un año. ### ¿Cuánto cuesta desarrollar un CRM propio? Depende del alcance: cantidad de etapas, integraciones con otros procesos, roles de usuario y reportes. Un CRM enfocado en el pipeline y la ficha del cliente cuesta bastante menos que un sistema que también incluye cotizaciones, proyectos y costos. Por eso conviene partir con lo esencial y crecer por módulos. ### ¿Se puede usar Notion como CRM? Sí, para equipos pequeños con un pipeline simple. Notion permite armar bases de datos de clientes y oportunidades, pero tiene límites en permisos por rol, reportes y automatizaciones. Funciona bien como etapa de validación antes de pasar a una herramienta dedicada. ### ¿Puedo migrar mis datos de HubSpot a un CRM propio? Sí. HubSpot permite exportar tus registros de contactos, empresas y negocios en archivos CSV o Excel. Esos datos se limpian, se ajustan al nuevo modelo y se importan a la base de datos del CRM propio. ¿Conversamos sobre tu proyecto? [Aplicaciones a medida para empresas](https://sieteymedia.cl/apps-para-empresas/) Alessandro Massoni Fundador y director general de [Siete y Media](https://sieteymedia.cl/agencia-de-marketing-digital-en-chile/) ## Artículos relacionados [Ver el blog](https://sieteymedia.cl/blog-de-marketing-digital/) ![Estructura con forma de teléfono hecha de bloques sueltos e inclinados, representa una app hecha con vibe coding](https://sieteymedia.cl/assets/noticias/vibe-coding-empresas.jpg) Software y apps para empresas ### [Vibe coding: por qué tu app hecha con IA no llega a producción](https://sieteymedia.cl/vibe-coding-empresas/) El vibe coding permite armar una app conversando con una IA, pero lo que funciona en la demo suele romperse con datos y usuarios reales. 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